Onderneming starten: Rechtsvormen, administratie en stelsels

Bij het starten van een bedrijf komt veel kijken. Middels dit blog helpen we je graag onderweg met handige informatie en tips.

Oprichten van je onderneming

Allereerst moet je beslissen in welke vorm je jouw bedrijf gaat uitoefenen. De vorm die je uitkiest heet een rechtsvorm. De rechtsvorm die je kiest, heeft effect op jouw fiscale verplichtingen zoals de omzetbelasting, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting.

De volgende rechtsvormen komen het meest voor:

• Eenmanszaak;
• Vennootschap onder firma (VOF);
• Besloten vennootschap (BV);
• Stichting.

Nadat je de rechtsvorm hebt gekozen en een bedrijfsnaam hebt bedacht, moet je jouw bedrijf inschrijven in de Kamer van Koophandel. Je kan digitaal het inschrijfformulier invullen op de website van de Kamer van Koophandel. Vervolgens kan je online een afspraak inplannen en je inschrijving voltooien.

Na je inschrijving geeft de KVK je gegevens door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst stuurt binnen twee weken je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer per post.

Administratie van je onderneming

Het bijhouden van je administratie hoort ook bij het ondernemen. Het is van belang om goed bijgehouden administratie te hebben om inzicht te krijgen in de financiële positie van je onderneming. Daarnaast worden de aangiften opgesteld op basis van jouw administratie. Als jouw administratie niet juist of volledig is, kan dit leiden tot incorrecte aangiften en eventuele naheffingen.

• Eisen aan jouw administratie
  

In jouw administratie bewaar je alle gegevens over je onderneming, of het nu op papier is of in digitale vorm. Je bent wettelijk verplicht om de basisgegevens van je administratie 7 jaar te bewaren. Soms is de bewaarplicht langer. Bij basisgegevens kan je denken aan:

– het grootboek;
– de debiteuren- en crediteurenadministratie;
– de voorraadadministratie;
– de in- en verkoopadministratie;
– de loonadministratie.

• Wat hoort er allemaal bij jouw administratie?
  

Alle gegevens over jouw onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm, hoort bij jouw administratie. Voorbeelden hiervan zijn: 

– kasadministratie en kassabonnen;
– inkoop- en verkoopboek;
– kopieën van ontvangen facturen en verzonden facturen;
– bankafschriften;
– contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
– correspondentie.

• Tips bij het bijhouden van je administratie
  

Hieronder hebben wij een aantal tips opgesomd die jouw kunnen helpen met het bijhouden van je administratie.

1. Houdt privé en zakelijk gescheiden;
2. Open een zakelijke rekening om je zakelijke inkomsten en uitgaven gescheiden te houden;
3. Plan een vast moment in de week om je administratie bij te werken; 
4. Houdt een kasboek bij (indien van toepassing);
5. Kom je er niet uit? Vraag om hulp!
   

Factuurstelsel en kasstelsel

Het tijdstip waarop je opbrengsten, kosten en de btw moet verantwoorden is mede afhankelijk van welk stelsel je moet toepassen; het factuurstelsel of het kasstelsel. Het factuurstelsel gaat in principe uit van de factuurdatum, terwijl het kasstelsel uitgaat van de datum waarop je daadwerkelijke ontvangt of uitgeeft.

Voor wie geldt het kasstelsel?

Het kasstelsel is verplicht voor de volgende ondernemers:

• winkeliers (waaronder webwinkels);
• marktkooplieden;
• schoenmakers (voor het repareren van schoenen);
• kappers;
• glazenwassers;
• wasserijen;
• fietsenmakers;
• schoonheidsverzorgingsbedrijven;
• behangers;
• stoffeerders;
• horecabedrijven;
• autorijscholen;
• advocaten die hun praktijk alleen uitoefenen
• ondernemers die voor meer dan 90% van hun omzet goederen of diensten leveren vanuit een inrichting die bestemd is voor het leveren van goederen en diensten aan particulieren.

Je kan afzien van het kasstelsel. Dit moet dan duidelijk blijken uit uw administratie en aangegeven worden bij de Belastingdienst.

Indien je niet behoort tot deze groep ondernemers, maar langer dan 1 kalenderjaar voor ten minste 80% goederen of diensten aan particulieren levert,  kan je bij de Belastingdienst een verzoek indienen om het kasstelsel te mogen toepassen. Je moet op basis van je omzet kunnen aantonen dat je voor meer dan 80% aan particulieren levert.

Tip!

We hebben opgemerkt dat startende ondernemers problemen ondervinden met het op tijd betalen van belastingen. Daarom raden we je aan om maandelijks een percentage tussen 20 en 40% van je omzet te reserveren voor de inkomstenbelasting. Je kunt bijvoorbeeld werken met meerdere spaarrekeningen. Door te werken met verschillende spaarrekeningen, in de volksmond ook wel potjessysteem genoemd, weet je dat je altijd geld opzij hebt voor je belastingen, verwachte en onverwachte uitgaven.

In de praktijk werken de meeste potjessystemen als volgt:
1. Je opent naar keuze een aantal spaarpotjes bij je zakelijke bank.
2. Je krijgt geld op je zakelijke rekening gestort.
3. Vervolgens verdeel je het geld over de spaarpotjes.

Heb jij naar aanleiding van bovenstaande nog vragen of opmerkingen, neem dan gerust contact met één van onze adviseurs.